«Кодекс: Банк документов» (КБД) — это готовый автоматизированный комплекс, нацеленный на быструю и эффективную организацию электронного архива документов на предприятии.
КБД обеспечивает решение таких задач, как:
- Упорядоченное хранение документов любого формата;
- Возможность параллельной работы с одним документом нескольких сотрудников;
- Доступ к единому банку документов разрозненных подразделений и филиалов;
- Быстрый поиск нужного документа;
- Оперативное восстановление утерянной копии бумажного документа;
- Быстрое исправление / внесение в документ изменений и дополнений;
- Защита документов от утери (резервное копирование);
- Защита документов от несанкционированного доступа и удаления;
- Работа в едином информационно-поисковом пространстве как с документами предприятия, так и с нормативно-правовыми и нормативно-техническим документами из систем «Кодекс/Техэксперт».
О продукте
Продукт «Кодекс: Банк документов» довольно прост для освоения и не требует специальной технической подготовки пользователей.
Основные возможности КБД:
- Подготовка электронных версий документов для загрузки в базу данных с помощью встроенного редактора MS Word с его возможностями форматирования текста и проверкой правописания;
- Загрузка подготовленных документов в базу данных системы (в том числе возможность массовой загрузки) в форматах RTF, TXT, DOC, DOCX, а также файлов в виде вложений (JPG, GIF, TIFF, PDF, файлы мультимедиа и т.п.);
- Формирование собственных классификаторов и атрибутов для документов предприятия;
- Простановка гипертекстовых связей между документами организации и на документы из продуктов «Кодекс» и «Техэксперт» (приказы, распоряжения, российские и зарубежные нормы, стандарты и др.);
- Поиск документов в едином информационном пространстве системы по базе организации, а также по базам «Кодекс» и «Техэксперт»;
- Просмотр прикрепленных к документам файлов с помощью приложений, установленных на рабочих местах пользователей;
- Редактирование документов;
- Защита от утери данных (резервное копирование).
Главная страница АРМ «Кодекс: Банк документов»
Так выглядит готовый банк документов в списке продуктов «Кодекс/Техэксперт», с которыми работает конечный пользователь
Для кого предназначен КБД ?
«Кодекс: Банк документов» будет интересен всем подразделениям организации, в рамках которых образуются большие массивы документов, при чем данные документы необходимо структурировать и предоставить доступ широкому кругу лиц.
В первую очередь это архивы, технические библиотеки, отделы стандартизации, проектно-технические отделы (аккумулирование всей проектной документации предприятия, разработка и производство ППР), службы делопроизводства, канцелярии, юридические отделы.
Также, КБД будет интересен учебно-методическим, юридическим отделам ВУЗов (хранение учебных планов, учебных программ, методических материалов, договоров, актов), информационным департаментам госорганов (создание и хранение организационно-распорядительных, нормативных документов).
В чем выгода работы с КБД?
-
КБД обеспечивает взаимосвязь всех подразделений Вашей организации за счет:
- централизованного и упорядоченного хранения всех документов, включая документы филиалов и представительств;
- возможности оперативного доступа к банку документов всех сотрудников корпоративной сети;
- Система поддерживает хранение любых типов файлов: от текстовых до графических и мультимедийных (в виде вложений);
- Автоматизированная массовая загрузка документов позволяет экономить Ваше время на введении документов в базу;
- Интеграция с информационно-справочными системами «Кодекс» и «Техэксперт» обеспечивает актуальность вводимых Вами документов через расстановку гипертекстовых связей на нормативные документы;
- Вы получаете удобный и быстрый поиск документов в базе за счет широких возможностей Интеллектуального и Атрибутного поиска;
- Для операторов (введение документов) и пользователей (просмотр документов) предусмотрены раздельные интерфейсы;
- Интуитивно понятный и не перегруженный лишним интерфейс позволяет быстро освоить работу с системой, не требует специальных технических знаний;
- Функционал КБД может быть доработан под требования Вашей организации.
Награды, свидетельства
Качество продукта подтверждено ведущими специалистами в области документооборота — «Банк документов» является победителем конкурса ИТ-решений «Продукт года» в номинации «Документооборот» XXI Ежегодной выставки информационных и коммуникационных технологий Softool.
Продукт прошел регистрацию в Роспатенте.
Наши разработчики имеют многолетний опыт создания информационных продуктов, предназначенных для работы с документами. Консорциум «Кодекс» является членом Гильдии Управляющих документацией
Среди наших пользователей:
- ООО «Газпром энерго»;
- Территориальный фонд обязательного медицинского страхования Саратовской Области
- ОАО «Ракетно-космическая корпорация „Энергия“ им. С.П.Королева»
- ОАО «Тюменская домостроительная компания»
- ОАО «Трест Сибкомплектмонтажналадка»
Задать вопрос по КБД
Для получения информации по вопросам приобретения, обслуживания и работы с продуктом «Кодекс: Банк документов» Вы можете обратиться в Единую Справочную Службу «Кодекс» по телефону
Или свяжитесь с представителем компании в Вашем регионе
Чтобы оставить заявку на бесплатную демонстрацию систем «Кодекс: Банк документов», заполните эту форму. Представитель консорциума в Вашем регионе свяжется с Вами по телефону или по электронной почте в течение двух рабочих дней.
Ваши предложения мы с радостью примем на e-mail.